DOCUMENTOS COMERCIALES:

Son todos aquellos documentos que permiten generar informacion y comunicacion entre minimo dos partes de una organizacion, es decir, todas las personas o empresas que tienen vinculo directo o indirecto con la empresa que genera la informacion.

EJEMPLO:

Comunicacion:

• -Empresa-Cliente.
• -Empresa-Proveedor.
• -Empresa-Empleado.
• -Empresa-Terceros.

y visciversa.

Existen unas reglas basicas que se deben tener en cuenta al momento de redactar algun documento, estas son:

• Todo documento debe elaborarse en hoja tamaño carta.
• Se debe utilizar tipo de letra Arial 12.
• La separacion entre las lineas de un parrafo debe hacerse a 1,5.
• La separacion entre parrafos, titulo y texto se hara doblando la separacion de lineas (doble enter).
• No se debe subrayar.
• Los titulos y subtitulos se escribiran en negrilla.
• Los titulos precedidos por un numero se deben escribir en mayuscula sostenida y negrilla.
• Ni los titulos ni los subtitulos llevan punto final.
• El empleo de mayusculas no exime de poner tilde cuando asi lo exijan las reglas de acentuacion.
• Los sustantivos y adjetivos que componen el nombre de instituciones u organizaciones se escriben con mayuscula inicial.
• La primera palabra del titulo se escribe con mayuscula.
• Los nombres de los dias de la semana, estaciones del año y los meses se escriben con minuscula, solo llevaran mayuscula inicial los nombres de los meses cuando se alude a fechas historicas.

CARTA:

Es un comunicado personalizado con caracter formal, se utiliza para informar, solicitar, agradacer e inventar.

La carta nos sirve para comunicar nuestras ideas y pensamientos, contar historias, dar noticias, informar, etc. 

MARGENES:

Superior: 3 o 4 cm.

Inferior: 2 o 3 cm.

Lateral Izquierdo: 3 o 4 cm.

Lateral Derecho: 2 o 3 cm.

PARTES DE LA CARTA:

• FECHA: Se escribe acompañada de la ciudad de origen, dia, mes y año. (Bogota DC, 24 diciembre de 2015
• ENCABEZADO O DATOS DEL DESTINATARIO: Se deja entre 4 y 6 espacios sencillos despues de la fecha, los datos que componen el encabezado se escriben en espacios sencillos, estos datos son: -Tratamiento: A quien va dirigido de acuerdo al cargo o al estudio (Ingeniero, Doctor, Sr., Sres.)       -Nombres y apellidos: Se escribe el nombre completo en mayuscula sostenida (GABRIEL GARCIA MARQUEZ, JUAN MANUEL SANTOS)                                                                                      -Cargo o departamento: Se escribe con mayuscula inicial.                                                                  -Nombre de la ciudad destino: Se escribe con mayuscula inicial.
• ASUNTO O REFERENCIA: Es una linea opcional que sintetiza el tema de la carta..
• SALUDO: Frase de cortesia, se escribe despues del encabezado y antes del cuerpo de la carta.
• TEXTO: Mensaje que se le envia al destinatario. Se utilizan generalmente tres pasos cortos, claros y sencillos; el primero es introduccion, el segundo desarrollo del tema y el tercero complemento y conclusion. Se escriben en espacio sencillo y dos espacios entre parrafos.
• DESPEDIDA: Es una expresion de cortesia. Se puede elegir una expresion de una o dos palabras seguidas de una coma o una oracion terminada en punto. (Cordialmente, Atentamente, Respetuosamente, Muchas Gracias por su Atencion,)
• FIRMA: Esta compuesta por cuatro elementos:                                                                                       - Nombre y apellido del remitente: Se escriben en mayuscula sostenida.                                               - Rubrica: Se escribe encima del nombre del remitente, no se usa raya para poner la firma.                 - Cargo y/o documento de identificacion: Se escribe debajo del nombre y con mayuscula inicial.         - Identificacion del transcriptor: A dos interlineas o espacios del ultimo renglon escrito. Se anota el         nombre con mayuscula inicial del apellido de la persona que transcribe el documento (Carlos S.).       Se recomienda escribirlo en letra mas pequeña.

INFORME:

Es la respuesta a un requerimiento de un ejecutivo de nivel jerarquico superior, el informe da cuenta de la situacion de un proyecto en investigacion o de un proceso en el cual esta comprometida la empresa. Las directivas de una empresa no toman una desicion de importancia sin antes haber sido informados o notificados tecnicamente de las hipotesis probables alternativas disponibles y recomendaciones del cuerpo tecnico que esta a cargo del proyecto.

PASOS:

• Analisis cuidadoso o profundo del tema.
• Obtencion de los datos requeridos.
• Clasificacion y organizacion de la informacion capturada.
• Bosquejo del informe.

ESTRUCTURA:

• Portada: Contiene el titulo del informe, nombre del autor o autores, ciudad o fecha.
• Indice: Igual que se usa en un libro.
• Resumen: Sintesis del trabajo o proyecto.
• Introduccion: Incluye los antecedentes del problema.
• Objetivos
• Contexto general
• Desarrollo

ACTA:

Relacion escrita de algo sucedido, tratado o acordado en una junta.

ELEMENTOS:

• Razon social.
• Denominacion del documento y numero correspondiente
• Fecha
• Hora
• Lugar
• Asistentes
• Orden del dia
• Ausentes (se indica si es justificado o no)
• Desarrollo
• Convocatoria
• Firma 
• Nombre
• Cargo.

MEMORANDO:

Comunicado personalizado de caracter interno, elaborado con el fin de informar y solicitar una accion determinada o llamar la atencion sobre alguna situacion en particular.

ELEMENTOS:

• PARA: Nombre y cargo del destinatario.
• DE: Dependencia o cargo del remetinte.
• ASUNTO: Tema central del comunicado.
• FECHA: Dia, mes y año del comunicado.
• FIRMA: Nombre del emisor del mensaje.

COTIZACION:

Documento en el cual se fija el valor de un prodcto tangible o intangible.

PARTES:

• Fecha: Dia, mes y año.
• Encabezado: Datos del destinatario.
• Asunto: Opcional.
• Saludo.
• Contenido.
• Despedida.

DOCUMENTOS MERCANTILES:

Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.
Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES:

Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para:

Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad.

• Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo.Por tal importancia estos documentos son clasificados en:

1. Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento.

1. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

LETRA DE CAMBIO:

La letra de cambio es uno de los títulos valores que se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado) de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y que se encuentra regulado por el Código de comercio Colombiano en sus artículos 691 a 708.

ELEMENTOS:

• Librador: Persona que emite la letra de cambio (acreedor) dando la orden de pago a otra persona (deudor).
• Librado:  Persona a la que va dirigida la orden de pago (deudor).
• Endosante: Acreedor (original o posteriores) que transmite su derecho de cobro.
• Endosatario: Persona (acreedor actual) a quien se ha transmitido el derecho de cobro.
• Tenedor: Persona poseedora del título en cada momento.
• Avalista: Persona que garantiza, en todo o parte, el pago.

PAGARE:

El pagaré es un título de crédito, con determinadas formalidades, que contiene la promesa pura y simple de pagar una cantidad de dinero a una persona determinada.

ELEMENTOS:

• Denominación de la entidad y oficina librada.

• Datos de la cuenta librada, habitualmente código cuenta cliente e IBAN, International Bank Account Number

• Fecha de vencimiento del pagaré, esto es, momento a partir del cual puede hacerse efectivo.

• Importe consignado en cifras del pagaré.

• ersona a la que se debe realizar el pago, en el caso de los pagarés estos siempre deben ir emitidos a favor de una persona, física o jurídica, o a su orden.

• Importe del pagaré expresado en letras, en caso de discrepancia entre el importe expresado en letras y el importe expresado en cifras prevalecerá el primero.

• Fecha y lugar de emisión.

• Identificación del documento en si mismo, serie y número de documento.

• Firma del emisor del pagaré.

• Identificación del pagaré codificada especialmente para una lectura automatizada del documento.

CHEQUE:

El cheque es un titulo-valor de gran importancia en el ámbito económico de una sociedad, ya que sin el seria difícil concretar muchas transacciones mercantiles de gran importancia, por esto se le debe dar un uso correcto para así evitarnos molestias y no terminar perjudicados por un instrumento que ha sido creado para beneficiar a la comunidad.

ELEMENTOS:

• Nombre y domicilio.
• Fecha.
• Pagar a la orden de 
• Espacio para la cantidad de numeros.
• Cantidad en letras.
• Nombre del banco.
• "Por" o memo.
• Linea para la firma.
• Numero del cheque.
• Numero de la cuenta.
• Numero de transito interbancario.

RECIBOS:

Un recibo o constancia de pago es una constancia que sirve para comprobar que se ha pagado por un servicio o producto. Hay de diversos tipos según el formato, si queda registrado, y otras características.

Los recibos por lo general, se extienden por duplicado: El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.

Un recibo puede ser de muchas maneras diferentes como por ejemplo: una persona o empresa, y el detalle de facturas o servicios que se pagan con este cheque emitido, quien lo opera, quien lo revisa, quien lo recibe conforme a lo descrito, fecha de recibido, descripción de las facturas (números que se pagan), los precios totales, los descuentos y los impuestos. Es utilizado para dejar constancia por parte de una empresa de que fue lo que se pago o realizó con la emisión de mencionado cheque que consta en la copia voucher. Se refiere a voucher cuando tiene copias al carbón, como el caso de los vouchers de las tarjetas de crédito que tiene varias copias según el uso de los interesados.

Cabe mencionar que los recibos por lo general no tienen carácter impositivo, no sirven como comprobantes de cobro de Impuestos, por lo que no son reemplazo de las Facturas.

FACTURAS:

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de unproducto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de IVA que se debe aplicar.

Las facturas tienen tres copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el son de color amarillo, celeste y rosado. Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

VALES:

Un vale es un documento comercial, para pagar un producto, ya sea bien o servicio. Puede representar el pago total o parcial (descuento inmediato en el momento de la compra por la cantidad que aparece en el vale). Lo más habitual es que los establecimientos comerciales proporcionen vales a sus clientes para fidelizarlos.

También sirve para darse a conocer a clientes nuevos, ofreciéndoles un artículo más barato o gratuito. En otros casos forma parte del proceso de devolución, el comercio extiende un vale que permite cambiar un producto adquirido por otro en un tiempo futuro.